Xpert

"Desde que utilizamos la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, hemos reducido en más de un 65% el tiempo de recepción de resultados a nuestros clientes, antes tardábamos una media de 30 días, ahora lo hacemos en apenas 10 días." Fernando Martínez CEO de Xpert

Xpert despunta con una app personalizada que irradia eficiencia

Visión General

  • XPERT S.L., Unidad Técnica de Protección Radiológica es una compañía especializada en la medición de radiación y control de calidad en todo tipo de instalaciones de diagnóstico por imágenes. Toda esta información de inspección de campo llevada a cabo por los técnicos y los diferentes clientes y sectores para los que trabajan, requiere una buena capacidad y un sistema de almacenamiento de datos. Necesitaban dar un salto cualitativo y profesionalizar la app personalizada creada con la Plataforma FileMaker y disponer de una mejor captura de datos y gestión de clientes.

Industria

  • Salud

Solución

  • La app personalizada, hecha con la Plataforma FileMaker, les ha cambiado enormemente su forma de trabajar, ya que ahora les permite disponer de una trazabilidad completa de todo el proceso. Disponen de toda la información de cada uno de sus clientes, sus históricos, informes y un módulo de inspecciones para una mejor captura de datos en campo por parte de los técnicos.

Beneficios

  • Gracias a la app personalizada, Xpert ha reducido en un 100% el uso de papel. Al automatizar los procesos, han reducido costes de administración, lo que les permite operar como una empresa de mayor tamaño, reduciendo errores, digitalizando y unificando toda la información.

Xpert S.L. es una empresa gallega, dedicada a la medición de la radiación y control de calidad en todo tipo de instalaciones de diagnóstico por imagen. Con quince años de experiencia, actualmente gestiona más de 3.000 equipamientos de radiodiagnóstico, pertenecientes al Servicio Gallego de Salud (SERGAS), Servicio Madrileño de Salud, a hospitales públicos y privados, y a centros dentales, podológicos y veterinarios.

Las Unidades Técnicas de Protección Radiológicas (UTPR) son empresas autorizadas por el Consejo de Seguridad Nuclear para realizar las mediciones de radiación, control de calidad y protección radiológica en distintos entornos (los equipos RX son su principal campo de trabajo) para garantizar la adecuada protección de trabajadores y público y para asegurar que el paciente recibe el mejor diagnóstico con la menor cantidad de radiación posible.

La creciente cantidad de información y documentación asociada que necesitaban manejar, les dio el impulso necesario para llevar más allá su app personalizada. Necesitaban disponer de una herramienta más competitiva con un servidor de datos que les facilitara el acceso a la información desde no sólo sus 3 sedes en España, sino desde cualquier lugar y en tiempo real, además de mejorar la toma de datos en las instalaciones del cliente.

Para las firmas grandes es muy importante la ventaja competitiva que nos ha aportado la Plataforma FileMaker; el cliente tiene una trazabilidad totalmente transparente y en cualquier momento puede consultar el histórico de informes y auditorías.

— Fernando Martínez, CEO de Xpert S.L.
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Reto

Toda esta información de inspecciones en campo que realizan los técnicos y los diferentes clientes y sectores para los que trabajan, requiere de una buena capacidad y sistema de almacenamiento de datos. Por eso en Xpert S.L se plantearon la necesidad de realizar un salto cualitativo, necesitaban profesionalizar la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, que internamente habían desarrollado ellos para una mejor recogida de datos y gestión de cliente.

Además, todo este volumen de inspecciones y clientes generaba muchísimos informes y papeleo para la emisión de certificados, informes y auditorías. Uno de los retos que se habían propuesto era el de eliminar completamente el papel en la oficina a partir de Enero del 2016.

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La Solución

Así, partiendo de las plantillas iniciales que habían desarrollado internamente, Xpert contrató al consultor oficial de FileMaker Inc. VidadigitalMac quien les profesionalizó la app personalizada, les implementó el servicio de hospedaje de la información en el servidor FileMaker Server, organizó toda esta información de manera que fuera escalable, y la hizo accesible para los clientes vía web mediante la tecnología FileMaker Webdirect.

“La aplicación personalizada está viva, a medida que van surgiendo necesidades o ideas nuevas, vamos ampliando la solución. “ Afirma Miguel Ricarte, director de VidadigitalMac.

La app personalizada, hecha con la Plataforma FileMaker, les ha cambiado enormemente su forma de trabajar, ya que ahora les permite disponer de una trazabilidad completa de todo el proceso. Disponen de toda la información de cada uno de sus clientes, sus históricos, informes y un módulo de inspecciones para una mejor captura de datos en campo por parte del técnico. Con anterioridad todo estaba basado en papel.

“Antes generábamos un montón de papel, ya que necesitábamos enviar los informes por correo certificado, desde el 1 de Enero de 2016, hemos eliminado el papel en la oficina, con su consecuente ahorro de costes.”, Afirma Fernando Martínez, CEO de Xpert S.L.

Así, los técnicos cuentan de un lado con una extensa ficha de clientes, donde aparece la información de contacto, ubicaciones, y todos los informes en formato PDF generados sobre ellos.

Por otro lado, cuentan con el módulo de inspecciones donde los técnicos, además de la información en texto que deben rellenar, también realizan fotos de los equipos de rayos x, la sala donde se encuentran, y las chapas con los números de serie.

“Si llama un cliente y estoy en la carretera, puedo conectarme desde mi ordenador y conocer en cualquier momento el estado de la inspección del informe definitivo.”, afirma Fernando Martínez.

Toda la información de la inspección se recoge en campo, allí mismo y está unificada en un único lugar. El cliente, una vez acabada la inspección, firma el albarán y la pequeña auditoría desde un dispositivo iPad mini, desde el cual se le informa si tiene todo al día, o si necesita alguna reparación o revisión que hacer para superar la inspección.

Justo en el mismo momento en que finaliza la inspección, el cliente recibe por correo electrónico el resultado de la auditoria documental y técnica. El informe oficial completo de resultados, una vez firmado por el Jefe de Protección Radiológica, es subido a la plataforma web, avisando de manera automática al cliente de su existencia.

La información de inspecciones y auditorías digitalizada e unificada en un único lugar, ha permitido a Xpert ofrecer un servicio adicional al cliente, en el que ellos mismos, vía web, pueden desde cualquier lugar y en cualquier momento, acceder a los informes de revisión de sus equipos de radiación.

“Para las firmas grandes es muy importante la ventaja competitiva que nos ha aportado la Plataforma FileMaker; el cliente tiene una trazabilidad totalmente transparente y en cualquier momento puede consultar el histórico de informes y auditorías.”, afirma Fernando Martínez

Los clientes tienen un área privada con acceso web que les permite realizar una gestión documental e histórico de sus inspecciones y auditorías. Esta funcionalidad es valorada muy positivamente especialmente para los grupos hospitalarios y médicos, que precisan acceso centralizado, ya que siempre disponen de la información desde cualquier ordenador, y les permite ahorrar mucho tiempo y papel en auditorias, informes y búsqueda de información. Ahora, mediante el acceso a su área privada, descargan los informes que necesitan en PDF con total independencia, lo que es valorado muy positivamente por parte del cliente.

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Beneficios

“Desde que utilizamos la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, hemos reducido en más de un 65% el tiempo de recepción de resultados a nuestros clientes, antes tardábamos una media de 30 días, ahora lo hacemos en apenas 10 días.” Fernando Martínez CEO de Xpert

La app personalizada creada con la Plataforma FileMaker les ha permitido ser más eficientes, disponer de una trazabilidad completa de todo el proceso, reduciendo costes y dotando al cliente de una mayor inmediatez, y por lo tanto un mejor servicio al cliente.

  1. -Reducción de Papel : Desde el 1 de enero de 2016, el uso del papel en la oficina se ha reducido al 100%. Toda la gran cantidad de informes, correos certificados y auditorías se ha sustituido por Informes generados en PDF. Estos se envían por correo electrónico y el cliente, desde su área privada vía web, puede obtenerlos y consultarlos en cualquier momento.
  2. -Reducción de costes de administración : La automatización de procesos ha llevado a que una empresa como Xpert, pueda operar como una empresa de tamaño superior, reduciendo errores, digitalizando y unificando toda la información permitiéndole además competir por trabajar con clientes grandes dada su flexibilidad, agilidad, y servicio único.
  3. -Trazabilidad completa y visibilidad : La app les ha dotado de la posibilidad de poder consultar cualquier información desde cualquier lugar de España y en cualquier momento. Todo el proceso de inspecciones se puede consultar, tanto por parte de la empresa como del cliente en cualquier momento.
  4. -Ventaja Competitiva: Xpert, con su servicio al cliente único puede acceder a clientes más grandes gracias a su app puntera. El cliente dispone de un servicio único que le facilita muchísimo el trabajo ante auditorías y consultas.
  5. - Mejores herramientas para los técnicos: Ellos pueden trabajar mejor, disponen de herramientas que les facilitan su trabajo, les hacen más eficientes y productivos.
  6. - Más eficiencia y un mejor servicio al cliente: El disponer de toda la información hace que el trabajo de todo el equipo sea mucho más productivo y eficiente ya que el cliente obtiene los informes de inspecciones al momento y sin ningún tipo de demoras.

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Fernando Martínez-Morás Director Gerente www.xpertenlared.com
981142245

VidaDigital Mac

Miguel Ricarte info@vidadigitalmac.com
965 440 117

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FileMaker International, representado en España por Market-in
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