Des applications de la plus belle eau

Aqualab Zuid

Comment la Workplace Innovation Platform FileMaker permet à un laboratoire spécialisé dans l'analyse de l'eau de gérer 1 000 échantillons par jour

En quelques mots

  • Un laboratoire spécialisé dans l'analyse de l'eau utilise la Workplace Innovation Platform FileMaker sur iPhone pour gérer la collecte d'échantillons, dont le nombre s'élève à plus de 1,000 par jour.

Secteur

  • Santé

Solutions

  • La plateforme FileMaker permet aux échantillonneurs d'avoir accès aux différentes sources d'eau auxquelles se rendre, ainsi qu'à une liste d'instruction pour la collecte d'échantillons. Grâce à FileMaker Go, les données de chaque échantillon sont scannées avec iPhone et synchronisées automatiquement avec le laboratoire. FileMaker s'interface avec le système interne de gestion de l'information du laboratoire pour l'analyse et le traitement des échantillons.

Avantages

  • Meilleure planification des ressources Gain de temps dans le traitement des données Réduction du risque d'erreurs Avantage compétitif

Ressource vitale pour l’homme et l’environnement, l’eau fait par ailleurs partie intégrante de notre production et notre économie. Nous dépendons de cette précieuse ressource, dont la qualité ne peut toutefois être considérée comme acquise. Pouvoir analyser l’eau et ce, en fonction de la source dont elle provient et de l’utilisation qui en est faite, est donc primordial. Cette mission incombe à des laboratoires experts, tel qu’Aqualab Zuid. Situé dans une réserve naturelle, près de l'un des plus grands lacs d'approvisionnement en eau des Pays-Bas, ce laboratoire est en effet spécialisé dans l’analyse de l’eau, provenant de différentes sources. La volonté de renforcer son expertise, en améliorant la gestion des échantillonnages, a conduit Aqualab Zuid à utiliser la Workplace Innovation Platform FileMaker.

Au quotidien, c'était jusqu'à deux heures que nous perdions pour le traitement de la paperasse. Aujourd'hui, les données de chaque échantillon sont scannées à l'aide d'iPhone sur le terrain et sont synchronisées automatiquement avec le laboratoire. L'analyse peut démarrer dès que les échantillons sont livrés.

— Arno Van Vugt, responsable ICT d'Aqualab Zuid
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Avant/Après : la digitalisation du processus au sein d'Aqualab Zuid

L'enjeu

Afin d’assurer les différents processus d’analyse, Aqualab Zuid utilise un système interne de gestion de l’information du laboratoire (SIL). Il y a quelques années, le laboratoire a toutefois décidé de ne plus investir dans le développement de son SIL pour la gestion des échantillonnages. D’une part, le développement du SIL était lent et coûteux. D’autre part, du fait de la diversité des organismes avec lesquels Aqualab Zuid collabore, il était stratégique de pouvoir offrir un service sur-mesure à ces derniers, et d’accompagner au mieux leurs échantillonneurs. En effet, Aqualab Zuid a une équipe interne d’échantillonneurs mais travaille également avec des entreprises tierces, ayant leurs propres échantillonneurs. Tous sillonnent les Pays-Bas en mini-fourgonnettes, afin de collecter des échantillons d’eau de diverses sources - habitations, piscines publiques, centres de vacances ou encore sites industriels - avant de les livrer au laboratoire pour analyse. L’échantillonnage est primordial pour l’étude de qualité des eaux car il va conditionner la pertinence de l’analyse. Les échantillons doivent en effet être prélevés avec des flacons propres et hermétiques, des bulles d’air pouvant altérer la composition de l’eau. D’autres contraintes et précautions peuvent être requises selon le type d’analyse souhaité et la source d’eau depuis laquelle l’échantillon est prélevé.

L’équipe de direction d’Aqualab Zuid a ainsi souhaité investir dans une plateforme innovante qui pourrait s’intégrer au SIL tout en proposant de nouvelles fonctionnalités mobiles et personnalisées. Le choix s’est porté sur la Plateforme FileMaker en raison de la flexibilité et la souplesse de cette dernière. Après un premier développement en interne, le laboratoire fait appel, en 2015, à ClickWorks, partenaire Platinum et membre de FileMaker Business Alliance, pour reprendre et déployer ce projet de développement.

"La Plateforme FileMaker nous a permis de nous concentrer sur notre cœur de métier, l'analyse de l'eau, tout en améliorant la qualité de nos services." explique Arno Van Vugt.

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Les échantillonneurs scannent avec leur iPad les données de chaque échantillon

Une solution mobile…

Chaque jour c’est ainsi 60 à 100 échantillonneurs qui utilisent une app personnalisée, sur iPhone ou iPad, pour effectuer les prélèvements d’eau. Ils ont accès à la liste des sources d’eau auxquelles ils doivent se rendre et peuvent se référer à un guide d’instructions pour chaque prélèvement à effectuer : quels types d’échantillons prendre, quels flacons utiliser et comment les remplir. Au total, ce sont jusqu’à 1 000 échantillons qui sont collectés chaque jour à travers le pays et amenés au laboratoire. Les échantillonneurs scannent, avec leur iPhone, les données de chaque échantillon, une fois ces derniers remplis. Ces données sont synchronisées automatiquement, et accessibles au personnel du laboratoire. 4 FileMaker Server réceptionnent les données et les traitent.

Au laboratoire, les équipes de planificateurs et coordinateurs utilisent des iPad et iPhone pour contrôler les livraisons des échantillons au laboratoire, suivre les livraisons tardives et vérifier quelles sont les tâches à effectuer pour chaque flacon. La Plateforme FileMaker s'interface avec le SIL qui prend le relais pour l’analyse et le traitement des échantillons. 

"La Plateforme FileMaker délivre des apps personnalisées mobiles et entièrement connectées, en un temps record." explique Arno Van Vugt.

…aux multiples bénéfices

  • Une meilleure planification des ressources : Les coordinateurs et planificateurs peuvent partager un itinéraire optimal avec les échantillonneurs et ces derniers savent, en temps réel, quel est le prochain point d’eau sur lequel se rendre. Ceci est d’autant plus essentiel en cas d’urgence. Les échantillonneurs doivent en effet parfois intervenir au plus vite, par exemple dans le cas d'une fuite de canalisations municipales. L’eau est-elle contaminée ? Quels sont les risques pour la population locale ? L’utilisation de la Plateforme FileMaker leurs permet de se rendre sur les lieux le plus rapidement possible, d’effectuer les prélèvements et de transmettre les informations au laboratoire, afin que les analyses soient effectuées au plus vite. “La Plateforme FileMaker nous permet de répondre à des situations particulières.” souligne Arno Van Vugt. 
  • Un gain de temps dans le traitement des données : Avant l’utilisation de la Plateforme FileMaker, les informations des échantillons étaient annotées sur papier sur le terrain, et devaient être retranscrites, une fois les échantillons livrés au laboratoire. “Au quotidien, c’était jusqu’à deux heures que nous perdions pour le traitement de la paperasse. Aujourd’hui, les données de chaque échantillon sont scannées à l’aide d’iPhone sur le terrain et sont synchronisées automatiquement avec le laboratoire. L’analyse peut démarrer dès que les échantillons sont livrés.” 
  • Une réduction du risque d’erreurs : Grâce à cette digitalisation des processus, le risque d’erreur lié à la transcription manuelle des informations s’en est trouvé considérablement réduit. Autre risque lui aussi réduit : celui d’erreurs de manipulation lors du prélèvement d’échantillons. Il arrivait par exemple que les échantillonneurs remplissent le mauvais flacon lors des prélèvements. Aujourd’hui, ces derniers se réfèrent à leur app personnalisée, sur iPhone, et peuvent consulter une liste d’instructions pour savoir quels types d’échantillons prélever et comment les prélever. “En tant que laboratoire, il est essentiel de satisfaire aux exigences de qualité et de traçabilité. Avec la Plateforme FileMaker, cela nous est beaucoup plus aisé”.
  • Un avantage compétitif : Outre une expertise d’analyse de premier plan, Aqualab Zuid offre aujourd’hui un service sur-mesure qui s'intègre très étroitement avec les processus de leurs clients. L’utilisation de la Plateforme FileMaker permet ainsi au laboratoire de développer de nouvelles opportunités et travailler avec des organisations très diverses. Arno Van Vugt illustre ainsi ce propos “Le Port de Rotterdam se spécialise dans l’eau à bord des navires et a des besoins spécifiques, tels que la possibilité de lister des informations depuis les quais.” Et d’ajouter “Le choix d’utiliser la Workplace Innovation Platform FileMaker a été très stratégique pour notre laboratoire car nous sommes aujourd’hui en mesure de répondre à des demandes précises et d’offrir un service personnalisé.”
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