Entrer par la grande porte !

Auclair et Landry Québec

Une entreprise, spécialisée dans la vente et l'installation de portes, économise 70,000 $CA par an de frais d'impression, grâce à la Workplace Innovation Platform FileMaker.

En quelques mots

  • Une entreprise spécialisée dans la vente et l'installation de portes est passée de l'utilisation de papier à la Workplace Innovation Platform FileMaker pour la gestion des interventions techniques chez les clients et économise 70,000 $CA par an en frais d'impression.

Secteur

  • Industrie

Solutions

  • Une app personnalisée utilisée sur iPad par les techniciens pour gérer leurs interventions chez les clients : accès à l'itinéraire, vue des commandes en cours, prises de notes lors de l'intervention et création de bons de travail.

Avantages

  • Economies de coûts Gain d'efficacité Sécurité accrue Meilleures conditions de travail pour les employés

Outre les fonctions symboliques, sociales ou décoratives que peuvent revêtir les portes, ces dernières répondent à des objectifs plus pragmatiques : l’isolation acoustique, thermique, ou encore l’étanchéité. Selon les objectifs auxquels elle doit répondre, une porte peut ainsi être composée de divers matériaux, prendre une multitude de formes, et proposer un certain système d’ouverture et de fermeture. C’est tout le champ d’expertise d’Auclair & Landry, entreprise québécoise créée en 1984. Services de ventes, installations, entretiens préventifs et réparations, l’entreprise propose une offre complète s’adressant aux particuliers et professionnels.

La Workplace Innovation Platform FileMaker a rendu nos processus plus efficaces. L'utilisation du papier a été entièrement éliminée au sein de l'entreprise.

— Jean Desroches, directeur général d'Auclair & Landry

L'enjeu

Les techniciens d’Auclair & Landry Québec annotaient sur papier les compte-rendus de leurs interventions chez les clients. Ces compte-rendus étaient retranscrits manuellement, une fois le retour des techniciens au bureau. Collecte des fiches papier, déchiffrage des notes manuscrites, saisie sur postes informatiques et mise en page : au total, les équipes consacraient quotidiennement 6h à la seule retranscription de ces informations. Ce processus manuel faisait perdre un temps considérable à l’entreprise et était, de surcroît, à l’origine d’erreurs de saisie et de duplications d’informations.

Les équipes d’Auclair & Landry n’étaient plus en mesure de se consacrer pleinement à leur cœur de métier, à savoir apporter le meilleur service à leurs clients. Elles étaient enlisées. Pour sortir de cet enlisement, l’entreprise chercha alors à améliorer ses processus et décida de se tourner vers la Workplace Innovation platform FileMaker, en 2000. Elle fit appel à Direct Impact, partenaire officiel de niveau Platinum de FileMaker Business Alliance.

Nous recherchions une solution évolutive qui pouvait s’adapter à nos activités de services. Nous avons décidé d’investir dans la plateforme FileMaker en raison de la flexibilité de l’outil.” explique Jean Desroches, directeur général d’Auclair & Landry.

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La solution

L’application personnalisée développée par Direct Impact sur la plateforme FileMaker est aujourd’hui utilisée par l’ensemble des services de l’entreprise : Ventes, Services, Comptabilité et Direction.

La Workplace Innovation Platform FileMaker a rendu nos processus plus efficaces. L’utilisation du papier a été entièrement éliminée au sein de l’entreprise. Les bons de travail sont désormais numérisées et les modifications des commandes ou des fiches clients sont plus rapides à effectuer. Nos équipes disposent aujourd’hui d’informations pertinentes, à jour et accessibles en temps réel.” explique Jean Desroches.

L’application a par ailleurs considérablement transformé la manière de travailler des techniciens. En déplacement, ces derniers peuvent désormais accéder, sur iPad, à la liste des commandes en attente de traitement. Pour chacune de celles-ci, l’adresse du client est directement indiquée sur Google Maps, et l’itinéraire peut être généré au sein même de l’application. Toutes les informations concernant les interventions peuvent également être renseignées - et ce utilisant la dictée vocale : travail effectué, photo de la réalisation, liste des pièces utilisées, et prochaine intervention prévue si nécessaire. Un bon de travail peut être créé automatiquement, signé par le client, et envoyé à ce dernier au format PDF, le tout depuis l’iPad.

La saisie manuelle de données a été remplacée par un processus numérique et mobile qui répond parfaitement à nos activités de services, sur le terrain.

Enfin, afin de maximiser les possibilités offertes par FileMaker Go, un système de gestion du temps travaillé pour les 6 techniciens et 13 employés de bureau a été mis en place. Les fiches de temps étaient auparavant reçus par le service Comptabilité sous forme papier ou joints à un courrier électronique. Ces dernières devaient être analysées et retranscrites dans le système de paie. Ce travail fastidieux a été éliminé puisqu’aujourd’hui les horaires de chacun peuvent être renseignés sur iPad et calculés automatiquement.

Les bénéfices

  • Economies de coûts : le retour sur investissement est significatif car les frais d’impression économisés - papier et encre - grâce à l’application personnalisée représentent environ 70,000 $ CA par an.
  • Gain d’efficacité : la numérisation des processus a aussi facilité la gestion d’inventaire, des commandes et des facturations. L’élimination des processus manuels a considérablement réduit le risque d’erreurs, tout en contribuant à une meilleure collaboration et productivité des équipes
  • Sécurité accrue : l’accès par les techniciens à l’application mobile s’effectuent avec leur empreinte digitale via le ‘Touch ID’ de l’iPad. Auparavant, les informations collectées et annotées sur papier pouvaient facilement être égarées et accessibles. Par ailleurs, en remplaçant tout son parc informatique par des produits Apple, l’entreprise gagne une stabilité et une fiabilité incomparable aux anciens PC
  • Meilleures conditions de travail pour les employés : L'infrastructure Mac/iOS/FileMaker facilite grandement le télétravail hors des bureaux, ce qui se traduit par une réduction des temps de déplacement, et une meilleure qualité de vie pour les employés.
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Contacter Direct Impact

communications@directimpactsolutions.com
www.directimpact.ca/fr
+33 5 67 31 45 18 (France)
+1 450-663-0005 (Québec)

 

Contacter Auclair & Landry

info@auclairetlandry.com
www.auclairetlandry.com
+1 418-688-5797

 

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fra_marketing@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr

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