Une solution d'acier - NGA Construction inc.

Un entrepreneur général en construction unifie ses processus grâce à la plateforme FileMaker

En quelques mots

  • Un entrepreneur général en construction unifie ses processus et améliore la collaboration entre les équipes de conception, fabrication et construction, grâce à la plateforme FileMaker.

Secteur

  • Industrie

Solutions

  • Une solution déployée à l'ensemble des services de l'entreprise et notamment utilisée sur iPhone et iPad Pro par les chefs de chantier.

Avantages

  • Maintien à jour d'une véritable bibliothèque technique avec plus de 8000 documents associés à l'entreprise : plans, cahier des charges, fiches techniques etc. - Gestion des contacts clients, fournisseurs et sous-traitants. - Création des devis et gestion de la facturation et des paiements. - Gestion des journaux de chantier

Basé au Québec, NGA Construction inc., entrepreneur général en construction industrielle et commerciale, se démarque par son offre de service clé en main. NGA offre des services de conception en ingénierie et architecture, de fabrication de structures d’acier et de construction de bâtiments. 

J'ai très vite pris conscience du potentiel qu'offrait la Workplace Innovation Platform FileMaker en matière de personnalisation, déploiement mobile et adaptabilité.

— Jean-Luc Fréchette, ing., directeur de la gestion de l'information chez NGA.

Battre le fer quand il est chaud

Lorsque Jean-Luc Fréchette rejoint NGA en qualité de chef de projets, l’entreprise a pour volonté d’améliorer la circulation de l’information et souhaite décloisonner les échanges entre les équipes de conception, fabrication et construction. Sur les chantiers, les chefs de projet effectuaient leurs comptes-rendus sur papier. Ces rapports manuscrits étaient souvent livrés au bureau plusieurs jours après leur création et n’étaient que rarement consultés. Les photos prises sur les chantiers étaient transmises par email à quelques employés seulement et non ajoutées aux comptes-rendus.

Les employés pouvaient par ailleurs perdre un temps significatif pour effectuer des tâches quotidiennes. Ils utilisaient de multiples supports pour leurs contacts - Outlook, carte d’affaires et système interne - ainsi que de multiples répertoires pour leur bibliothèque technique. L’information est ainsi souvent dispersée et les équipes enlisées.

À l’époque, la plateforme FileMaker est utilisée pour la gestion des numérotations des propositions et des projets, la création des devis et des bons de travail ainsi que pour la gestion des feuilles de temps des employés. Toutefois, la direction explore un autre outil de gestion, dont le développement a été confié à un technicien interne.

Jean-Luc Fréchette est intéressé par le déploiement de la plateforme FileMaker à d’autres utilisations. Il voit notamment dans FileMaker Go l’opportunité d’une interface mobile dédiée aux équipes sur le chantier. Il télécharge ainsi la version d’essai de la plateforme FileMaker. “En quelques semaines, j’ai réussi à développer une maquette plus avancée que ce qu’avait fait le technicien en plusieurs mois - et je n’avais pourtant pas de formation en informatique.”

La direction est convaincue par la maquette et apprécie de plus pouvoir confier ce développement à un utilisateur, au fait des besoins et spécificités de chaque équipe.

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À l'usine, des iPad sont utilisés pour la gestion des retailles d'acier

Une solution d'acier

La plateforme FileMaker a ainsi été déployée à l’ensemble de l’entreprise et offre une interface unique pour la gestion de chaque projet :

  • Maintien à jour d’une véritable bibliothèque technique avec plus de 8000 documents associés à l’entreprise : plans, cahier des charges, fiches techniques etc.
  • Gestion des contacts clients, fournisseurs et sous-traitants.
  • Création des devis et gestion de la facturation et des paiements.
  • Gestion des journaux de chantier

La plateforme FileMaker a grandement amélioré la collaboration et la communication entre les équipes sur le terrain et celles au bureau. Grâce à FileMaker Go, les chefs de chantier ont en effet accès à une interface mobile de l’application et gèrent leurs journaux de chantier directement sur iPhone. Pour chaque projet, ils indiquent ainsi le lieu, les dates, les équipements utilisés, la présence des professionnels sur place. Ils peuvent également inclure les notes des équipes et intégrer en quelques clics des photos, des vidéos et des enregistrements audios pour rendre compte de l’avancement du chantier. Ces informations sont disponibles, en temps réel, par l’ensemble des employés du bureau.

Auparavant, les rapports de chantier étaient majoritairement effectués sur papier, parfois sur Excel. Pour des chantiers qui avaient lieu à plusieurs kilomètres du bureau, ils étaient retournés une à deux semaines après et seulement une poignée d’employés y avait accès. Aujourd’hui, les informations sont à jour, accessibles par tous et consultées au quotidien.

Enfin, l’entreprise commence à équiper ses chefs de chantier d’iPad Pro afin que ces derniers puissent accéder aux dernières versions des plans sur site, en temps réel.

Des projets futurs ? Oui et durs comme fer !

L’adaptabilité de la plateforme FileMaker permet à Jean-Luc Fréchette et son équipe de développeurs d’envisager de nouveaux déploiements de l’application personnalisée :

  • Rendre disponible aux clients et aux sous-traitants des éléments de la bibliothèque technique par le Web.
  • Ajouter un ERP pour la gestion de l’inventaire afin de suivre les réservations et les réapprovisionnements de matériel.
  • Développer un volet de la bibliothèque technique dédié aux ventes. Ce dernier permettrait aux vendeurs de se préparer un cartable technique virtuel pour leurs rendez-vous clients, accessible depuis iPad Pro.

Je pense qu’il y a beaucoup d’entreprises qui utilisent des systèmes d’entreprise d’une grande complexité pour gérer leurs opérations alors qu’il est beaucoup plus rapide et efficace d’utiliser une plateforme évolutive comme FileMaker et développer une solution sur-mesure.”

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