Solution mise en place

La première étape pour M. Delépine a donc été de construire la structure de sa base de données FileMaker et d'y référencer tous les livres, parutions d'auteurs et manuscrits qui entraient au sein des Editions du Panthéon afin de centraliser toute l'information.

Pour la suite du développement, M. Delépine décida de faire appel à la société de service de Yann Vendrely, LYV2 Performance, membre du programme FileMaker Business Alliance.
« Monsieur Delépine avait déjà conçu, seul, la base de sa solution. Mon intervention a plutôt été un travail de consultant technique afin d'apporter les idées qui permettent d'aller plus loin et de répondre à ses besoins. M. Delépine a d'ailleurs tenu à ce que l'on travaille en collaboration afin d'être par la suite capable d'apporter des modifications ou des améliorations de façon autonome », explique M. Vendrely.

La base de données a ainsi été portée sur iPad et iPhone avec FileMaker Go et complétée, notamment par des aspects de planification et de facturation pour devenir une solution globale.
« La planification est une notion que je recherchais tout particulièrement afin de pouvoir unifier le travail et ainsi générer une série de planning pour chacun », ajoute M. Delépine. En effet, lorsque l'équipe des Editions du Panthéon reçoit un manuscrit, plusieurs étapes préalables sont nécessaires, comme le calibrage du manuscrit qui permet d'évaluer la représentation du manuscrit sous forme de livre (par exemple pour la quantité de pages, etc.), mais aussi l'estimation des relances nécessaires, les diverses préparations de fichiers à effectuer, et les envois pour impression pour la fabrication.

Aujourd'hui, la base est structurée de telle sorte qu'à partir des informations principales concernant l'auteur et le livre, en découle un ensemble d'informations sous forme d'onglets : la fiche négociation qui représente le travail réalisé en amont, la fiche fabrication, la fiche contrat et finance qui comprend les coûts de production indispensables pour les aspects analytique et comptabilité, la fiche stock, la fiche promotion, la fiche diffusion qui permet de suivre le référencement d'un livre chez un revendeur, et la fiche de suivi des droits d'auteurs.
« Tout est intégré et accessible n'importe où ! Désormais dès la sortie d'un livre, je sais exactement combien il a couté ou encore l'état du stock. De plus, toute personne dans l'équipe est capable de répondre instantanément à un auteur, quelque soit sa demande. Quant à moi, je peux avoir accès aux informations de la même façon que je sois au bureau ou à l'extérieur, grâce à FileMaker Go !

« À présent, pour les calculs réguliers des droits d'auteurs dans lesquels de nombreuses notions de période et de facturation entrent en compte, un simple clic génère automatiquement toutes les lettres destinées aux auteurs avec le montant de leurs droits ! », ajoute-t-il.

Pour répondre aux besoins de la nouvelle activité des Editions du Panthéon, l'édition d'une collection de beaux livres, M. Delépine a complété la base de données FileMaker par la mise en place de la gestion des droits photos. « Pour chaque beau livre, une trentaine de photographes intervient sur la réalisation. Ainsi, pour éviter tout problème lié à leurs contrats, nous avons créé un système permettant au graphiste de référencer les photos et les photographes au fur et à mesure de la mise en page », explique-t-il.