FileMaker ユーザ導入事例

FileMaker コミュニティ

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土木現業所の事務処理を自分たちの手でシステム化し、
組織的に有効活用。

北海道室蘭土木現業所様

業種	：官公庁
ユーザ規模	：10
該当部署	：浦河出張所
ご担当者様	：石垣　章様／次長
URL	：http://www.pref.Hokkaido.jp/menu.html

導入前のシステム状況

北海道建設部の出先機関である土木現業所の業務のひとつとして、公物管理法(道路法、河川法、海岸法等)に基づく各種の許認可があります。許認可そのものについては、専門的基準で判断されるのですが、その決定過程における事務処理は定型的なものなので、事務処理をシステム化すれば事務の簡略化、迅速化、効率化が実現できるということは以前から気がついていました。
ファイルメーカーPro ver2.1の頃からシステム作成を始めましたが、当時は使用する環境もそろわずアイデア倒れで、現実的なものではありませんでした。ver3.0でWindowsに対応し、職場でパソコンが増えてくるという状況の中、浦河出張所では、実務に耐えうる許認可事務処理のシステムをファイルメーカーProで作成し、実際に運用することになりました。さらに、許認可事務に限らず各種事務処理についても、同じようにシステム化することが可能です。
実際使ってみると、細かい問題点がいろいろ出てきました。

システムを作る際に基本スタンスとして考えていたことは、次の４点です。
１）二度書き（複数書き）をしない
２）大きなシステムとして考えない（既存の基幹系データーベースでは対応できない小回りのきくシステムとして）
３）システムは自分でつくる（したがって予算もかからないし、不良個所の改善も素早くできる）
４）使う人に解りやすく

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

スタンドアロンデータベース
クロスプラットフォーム利用
ワークグループ（メディア介在）
ワークグループ（ネットワーキング）
ワークグループ（ODBC 利用）
ワークグループ（ODBC 利用 / 基幹 DB 連携）
ワークグループ（FileMaker Server 介在）
イントラネット（Web パブリッシング）
カスタマイズ（スクリプティング）
カスタマイズ（バインダ利用）
カスタマイズ（プラグイン / ルーチン関数）

導入後の主な変化

現在、ファイルメーカーProでシステム化して組織的に使っているものとしては、文書管理簿、公物の許認可事務、公物管理パトロール日誌、時間外協議事務、各種管理台帳、一般決定書、工事管理等があります。また、定型業務以外でも、臨機応変かつ簡単、迅速に事務処理をシステム構築できるので重宝しています。

このようなシステムの利点としては、次のようなことが考えられます。
１）同じ項目を何度もくり返し入力する必要がなく、レイアウトを変更するだけで、一度入力したデータ項目を他の書式でも表示できます。最終的には二度手間を省き、作業時間の削減につながります。ただ単に時間というだけではなく、精神的な意味でも労力を軽減することが重要になっています。
２）カテゴリ用のフィールドを複数作ることによって、必要な文書だけの検索やソートができますので、いろいな視点からの文書管理や、該当する文書の的確な分析が可能になります。
３）簡単に自分でカスタマイズできるので、改良や改善する場合にもコストをかけずに迅速に行えます。

これらは、事務処理の生産性を向上させるための第一歩に過ぎませんが、組織全体で実践すれば何らかの効果はあるはずと思っています。
また、ファイルメーカーDeveloperを利用して、汎用性のあるランタイムアプリケーションシステムを作成し、他部署にも利用を呼びかけていきたいと考えています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

使いやすさ / インターフェース
簡単にカスタマイズできる点
社員教育の容易さ
スクリプトの柔軟性
ファミリ製品との組み合わせ
クロスプラットフォーム
大容量のファイル管理
拡張性の高いネットワーキング
Web 公開 / イントラネット対応
ODBC 対応
ランタイム対応（バインダ）
プラグイン開発など開発環境
価格（リーズナブルであること）
その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

既存の機材利用によるコスト低減
ファイル共有による情報統合
操作 / 作業の効率化 / 時間削減
リアルタイムな意志決定の効率化
その他