導入前のシステム状況

北海道建設部の出先機関である土木現業所の業務のひとつとして、公物管理法(道路法、河川法、海岸法等)に基づく各種の許認可があります。許認可そのものについては、専門的基準で判断されるのですが、その決定過程における事務処理は定型的なものなので、事務処理をシステム化すれば事務の簡略化、迅速化、効率化が実現できるということは以前から気がついていました。
ファイルメーカーPro ver2.1の頃からシステム作成を始めましたが、当時は使用する環境もそろわずアイデア倒れで、現実的なものではありませんでした。ver3.0でWindowsに対応し、職場でパソコンが増えてくるという状況の中、浦河出張所では、実務に耐えうる許認可事務処理のシステムをファイルメーカーProで作成し、実際に運用することになりました。さらに、許認可事務に限らず各種事務処理についても、同じようにシステム化することが可能です。
実際使ってみると、細かい問題点がいろいろ出てきました。

システムを作る際に基本スタンスとして考えていたことは、次の４点です。
１）二度書き（複数書き）をしない
２）大きなシステムとして考えない（既存の基幹系データーベースでは対応できない小回りのきくシステムとして）
３）システムは自分でつくる（したがって予算もかからないし、不良個所の改善も素早くできる）
４）使う人に解りやすく

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

• スタンドアロンデータベース
• クロスプラットフォーム利用
• ワークグループ（メディア介在）
• ワークグループ（ネットワーキング）
• ワークグループ（ODBC 利用）
• ワークグループ（ODBC 利用 / 基幹 DB 連携）
• ワークグループ（FileMaker Server 介在）
• イントラネット（Web パブリッシング）
• カスタマイズ（スクリプティング）
• カスタマイズ（バインダ利用）
• カスタマイズ（プラグイン / ルーチン関数）

導入後の主な変化

現在、ファイルメーカーProでシステム化して組織的に使っているものとしては、文書管理簿、公物の許認可事務、公物管理パトロール日誌、時間外協議事務、各種管理台帳、一般決定書、工事管理等があります。また、定型業務以外でも、臨機応変かつ簡単、迅速に事務処理をシステム構築できるので重宝しています。

このようなシステムの利点としては、次のようなことが考えられます。
１）同じ項目を何度もくり返し入力する必要がなく、レイアウトを変更するだけで、一度入力したデータ項目を他の書式でも表示できます。最終的には二度手間を省き、作業時間の削減につながります。ただ単に時間というだけではなく、精神的な意味でも労力を軽減することが重要になっています。
２）カテゴリ用のフィールドを複数作ることによって、必要な文書だけの検索やソートができますので、いろいな視点からの文書管理や、該当する文書の的確な分析が可能になります。
３）簡単に自分でカスタマイズできるので、改良や改善する場合にもコストをかけずに迅速に行えます。

これらは、事務処理の生産性を向上させるための第一歩に過ぎませんが、組織全体で実践すれば何らかの効果はあるはずと思っています。
また、ファイルメーカーDeveloperを利用して、汎用性のあるランタイムアプリケーションシステムを作成し、他部署にも利用を呼びかけていきたいと考えています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

• 使いやすさ / インターフェース
• 簡単にカスタマイズできる点
• 社員教育の容易さ
• スクリプトの柔軟性
• ファミリ製品との組み合わせ
• クロスプラットフォーム
• 大容量のファイル管理
• 拡張性の高いネットワーキング
• Web 公開 / イントラネット対応
• ODBC 対応
• ランタイム対応（バインダ）
• プラグイン開発など開発環境
• 価格（リーズナブルであること）
• その他