導入前のシステム状況

弊社はミノルタグループの国内販売会社で、複写機・デジタル複合機、プリンタ、カメラ・デジタルカメラ、各種スキャナ製品などを販売しています。私の所属するネットワークサポート課は、社内LAN環境やPCの管理、e-mailアドレス発行、イントラネット管理、BBS管理、ウイルス対策などを担当しています。1992年、Macintoshの販売開始に伴い、社員に対する各種ソフトウェアの社内教育が強化されました。ファイルメーカーの講座に参加した社員は、そこでファイルメーカーの便利さを知り、ファイルメーカーを自分たちの業務に取り入れ始めました。ネットワークサポート課は当時、社員に発行されるe-mailアドレスの管理をスプレッドシートで行っていました。しかし、スプレッドシートでは検索機能に限界があったり、他のデータと連動して素早く情報活用することが困難でした。そこで、ファイルメーカーを導入することにしました。今では、e-mailアドレスの登録申請に使ったり、BBSなどで認証に必要な「ユーザーID」を発行、変更、削除する際に、マスターデータベースから従業員コードや部署データを取り出して、インポート用のデータを作成して情報を二次活用しています。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

• スタンドアロンデータベース
• クロスプラットフォーム利用
• ワークグループ（メディア介在）
• ワークグループ（ネットワーキング）
• ワークグループ（ODBC 利用）
• ワークグループ（ODBC 利用 / 基幹 DB 連携）
• ワークグループ（FileMaker Server 介在）
• イントラネット（Web パブリッシング）
• カスタマイズ（スクリプティング）
• カスタマイズ（バインダ利用）
• カスタマイズ（プラグイン / ルーチン関数）

導入後の主な変化

現在このデータベースは、Webでの情報共有が実現しており、インターネットブラウザ経由で社員の各種情報やメールアドレスなどを確認できるようになっています。e-mailアドレスの登録申請については、ブラウザ画面に従業員コード、名前、希望するユーザ名を入力すると、自動的にデータベースに登録・管理されます。この他にも、顧客リスト、社内備品、各種住所録、商品コード表、部品コード表、人事データベースなどの情報管理にファイルメーカーProを活用しています。このように様々に業務改善を図ったことで、社内の各部署で情報管理の手間を省くことができ、経費も大幅に節約できました。たとえば「商品コード表」や「部品コード表」は、以前は全国の事業所に印刷物として発送していました。現在は、共有ファイルとしてデータ共有しており、常にサーバーにアクセスしてもらい、閲覧者がいつも最新のデータベースファイルを閲覧できるようになっています。印刷費、紙代、輸送費などが不要となったのです。さらに、印刷物の受け取り事業所側でも、更新ページの差し替え作業がなくなり、効率化が図れました。今後の課題は、ファイルメーカーProのWeb公開機能をさらに活用することです。社内的にも「情報のWeb化」がどんどん進んでいますので、現在活用している各種データベースをWebに公開しようと検討しています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

• 使いやすさ / インターフェース
• 簡単にカスタマイズできる点
• 社員教育の容易さ
• スクリプトの柔軟性
• ファミリ製品との組み合わせ
• クロスプラットフォーム
• 大容量のファイル管理
• 拡張性の高いネットワーキング
• Web 公開 / イントラネット対応
• ODBC 対応
• ランタイム対応（バインダ）
• プラグイン開発など開発環境
• 価格（リーズナブルであること）
• その他