ICHIBA Co., Ltd.

기간시스템의 교체는 비즈니스 및 워크 플로를 검토하는 좋은 기회이며, 3년에 걸쳐 개발 회사와 긴밀한 논의 끝에, 실시간으로 부서 간 정보 공유가 가능한 FileMaker의 기간시스템을 성공적으로 구축하여 업무의 생산성과 정확도가 크게 향상.

가구 제조 업체의 업무 전반을 담당하는 기간시스템을 FileMaker로 운영

‘멈추지 않는 시스템’을 만들기 위해 시스템의 예비 구성을 확장하는 이중화 및 백업은 물론, 유지보수가 쉬운 구조를 추구하였다. 업무에 필수적인 시스템으로서 생산성 향상에 크게 기여하고 있다.

업계

  • 가구 인테리어 용품 제조 및 판매

개요

  • 이전 기간시스템의 성능 문제와 종이 기반의 업무 플로를 간소화하기 위해 2015년에 FileMaker 기반의 새로운 기간시스템을 도입하여 해결.

솔루션 특징

  • 가동을 멈추지 않기 위해 시스템의 예비 구성을 확장하는 이중화 및 백업, 인터페이스 및 비즈니스 로직 계층과 데이터베이스 계층의 분리 모델을 이용. 시스템의 유지보수 및 수리의 용이성, 업무 생산성 향상을 위한 기능도 추가. 신구 시스템의 교체는 주말 이틀 만에 완료.

장점

  • 정보 공유에 의한 다양한 업무 개선과 전략적 예측 및 관리의 실현. 생산성과 업무의 정확도가 크게 향상. 예측에 근거한 정확한 재고 관리는 경영 전략과 신속한 의사 결정에 도움.

시스템 구성

  • FileMaker 사이트 라이선스 (FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced, FileMaker Server, FileMaker Go), Windows PC 50대, Mac 1대, iPad mini 5대

2015년부터 FileMaker기반의 기간시스템을 사용

가구 인테리어 용품의 기획, 디자인, 제조 및 도매를 주요 사업으로 하는 ICHIBA Co., Ltd.사는 2015년부터 영업, 수주, 제조, 물류, 판매를 포함한 모든 주요 업무를 FileMaker 맞춤형 App으로 관리하고 있다.
제품이 입고되면 창고 담당자가 iPad의 맞춤형 App을 사용하여 입고 처리 및 검품을 한다. 판매 단계에서는 사무실에서 맞춤형 App에 주문 내용을 입력하고 창고 담당자가 iPad로 내용을 확인하면서 제품을 가려내어 발송한다. 매출은 연동되어 처리된다. 약 60명의 전 사원이 시스템을 사용하며, 영업 및 사무 담당자는 컴퓨터로, 창고 담당자는 iPad로 FileMaker를 사용하고 있다.



기업의 성장을 따라 잡을 수 없었던 기존의 기간시스템

2015년 FileMaker 도입 이전에 사용하던 SQL 기반의 기간시스템은 2002년에 사용하기 시작하였다. 그러나 회사가 성장함에 따라 시스템이 업무를 따라잡지 못하게 되었다.

ICHIBA Co., Ltd.
정보 시스템과 과장
나카지마 미치코 씨

가장 큰 문제는 시스템의 가동이 느려진 것이었다. 나카지마 미치코 씨(정보 시스템과 과장)에 의하면, 월별 업무(작업량이 많은 업무. 예를 들면 청구서 마감처리 등)를 실행하는 동안은 다른 업무를 할 수 없기 때문에, 퇴근 직전에 처리 실행 버튼을 눌러 두었다가 다음날 아침부터 인쇄 작업을 해야 했다.
업무에 사용하는 종이 문서가 많은 것도 문제였다. 예를 들어 주문 내용을 인쇄하고 창고 담당자가 그 서류를 보면서 출고하는 제품을 가려내는 식이었다. 예외가 발생하는 경우에는 종이에 메모했으며, 이 때문에 직원이 창고와 사무실을 몇번이고 왕래해야만 했다. 출하지시서를 가지고 사무실에서 창고로 가거나, 컴퓨터에 입력하기 위해 창고에서 작성한 노트를 가지고 사무실로 돌아왔다. 이런 방식은 직원의 기억이나 숙련도에 의지해야만 하는 것이며, 문서 관리는 복잡했고, 작업 내역도 추적할 수 없었다.
또한, 데이터의 일원화와 연동도 충분히 이루어지지 않아 재고가 맞지 않거나 출하량의 변경에 대응이 어려운 문제 등도 발생했다. 그러나 ICHIBA Co., Ltd.사는 고객의 더 많은 요구에 대응하기 위해 다양한 사업을 시작한 상태였고, 인터넷 판매는 소량 다품종을 특징으로 한 비즈니스 전략을 취하고 있었다. 이에 따라 상품 내용의 변경, 신제품 추가 및 기존 제품의 생산 중지 등 여러 가지 관리가 곤란한 지경에 이르게 되었다.






정보 공유 및 커뮤니케이션을 중요시한 FileMaker 시스템을 공모로 채용

팻 시스템 솔루션 유한 회사
대표 이사
나카무라 다카히토 씨

이를 해결하기 위해 ICHIBA Co., Ltd.사는 2012년에 새로운 기간시스템을 도입하기 위한 공모를 실시했다. 선정된 것은 FileMaker Business Alliance 파트너인 팻 시스템 솔루션 유한 회사 (이하, ‘팻 시스템’으로 표기)가 제안한, FileMaker 기반의 시스템이었다. 나카지마 씨는 저렴한 비용과 커뮤니케이션 도구 기능이 포함된 것을 선정 이유로 꼽았다. 나카무라 씨 (팻 시스템 대표 이사)에 따르면 ‘커뮤니케이션 도구’란, ‘FileMaker라면 각 부서의 업무를 관리하는 수직형이 아닌 각 부문을 연결하여 부서 간에 정보 공유도 할 수 있는 횡단형 기간시스템을 만들 수 있다’는 의미로 제안한 것이었다.

공모부터 FileMaker 시스템의 가동 시작까지 3년 남짓 동안, ICHIBA Co., Ltd.사와 팻 시스템은 업무와 사양에 대해 긴밀하게 논의했다. 기간시스템의 교체는 비즈니스 및 워크 플로를 검토할 수 있는 좋은 기회였다. 공모 시작 전부터 알고 지낸 두 회사지만, 이 과정을 거쳐 돈독한 관계를 쌓으며 FileMaker 기반의 기간시스템을 성공적으로 구축했다. 물론 도입 후에도 팻 시스템은 수리 및 유지보수를 담당하고 있다. 또한 나카지마 씨와 후카다 히사시 씨( ICHIBA Co., Ltd.사, 정보 시스템과 리더)도 팻 시스템의 도움을 받아 FileMaker 기술을 배워 기간시스템 운영 및 개선을 위해 새로운 맞춤형 App을 개발하고 있다.


사내 기간시스템을 주말 이틀 만에 교체

ICHIBA Co., Ltd.
정보 시스템과 리더
후카다 히사시 씨

기간시스템은 업무를 수행하는 데에 필수적이기 때문에 가동을 멈출 수 없다. 기간시스템을 교체하는 기간 동안 기존 시스템을 병행운영하는 방법도 있지만, ICHIBA Co., Ltd.사는 ‘대량의 데이터를 두번 입력하는 것은 어려우며, 그 외에도 업무에 많은 차질이 있을 것’이라고 생각하고 주말에 한꺼번에 교체하기로 결정했다.
금요일 퇴근 이후부터 주말에 걸쳐 기존 기간시스템에서 100만건 규모의 데이터를 내보내고 FileMaker 시스템에 가져와 마지막 조정과 최종 테스트를 마치고 월요일 아침부터 가동시켰다. 가동 첫 날에는 팻 시스템의 담당자가 ICHIBA Co., Ltd.사 사내에서 대기했다. 나카무라 씨는 “대기실 방문이 열릴 때마다 움찔했다”라고 말할 정도로 긴장했지만 새로운 시스템은 문제없이 잘 굴러갔다.

물론 이 대규모의 빠른 교체의 성공 뒤에는 세심한 준비가 있었다. 인력 배치까지 포함해 6번의 리허설 및 운영 테스트를 한 결과, 가능하다고 판단하고 실행한 것이다. 리허설 기간 동안 기존 시스템에서 새로운 시스템으로 데이터를 이행하는 테스트를 거쳐, 데이터가 들어있는 새로운 시스템을 이용하여 사내에서 사전 테스트와 사원 연수를 실시했다.
교체에 있어서 사무 담당자는 화면 구성과 변경된 입력 작업에 대해 불안해 하였다. 이에 대한 대응책으로 사무용 컴퓨터는 입력 작업의 효율성이 떨어지지 않도록 조작 키를 기존 기간시스템과 비슷하게 만들었다. 창고 담당자는 iPad 사용이 처음이었기 때문에, 처음에는 “종이가 빠른 것이 아니냐"는 목소리도 있었다. 하지만 창고 담당자도 곧 적응하여 현재는 "종이 문서보다 iPad가 훨씬 좋네요. 창고의 재고 상황도 파악할 수 있고, 누가, 언제, 무엇을 했는지 기록도 남으니까요. 종이 처리를 신경 쓸 필요도 없습니다." 라고 말한다.

기간시스템에 요구되는 신뢰성을 타사 제품과의 연계를 통해 제공

기간시스템은 업무 수행에 필수적인 존재로서, 생산성을 올리는 역할을 수행하는 동시에 가동을 멈춰서는 안된다. ICHIBA Co., Ltd.사의 기간시스템은 FileMaker의 다양한 기능뿐만 아니라 타사 제품도 활용하여 만들어졌다. 가장 중요한 것은 가동을 멈추지 않는 것과 데이터를 잃어버리지 않는 것이었다. 이를 위해 FileMaker Server와 CLUSTERPRO를 사용하여 이중화 하는 방법을 택했다. 파일의 미러링 및 서버에 장애가 발생했을 때 자동으로 정상적인 서버로 교체하여 업무를 계속할 수 있다. 또한 FileMaker Server의 기능을 이용하여 백업을 할 수 있고, 백업된 시스템은 Dropbox를 이용하여 클라우드에 매일 백업을 하는 이중 백업을 실시하고 있다.

오류 검사 및 생산성 향상을 위한 기능도 고려

정확하고 효율적인 업무 수행과 시스템 유지보수 및 향상을 위한 기능도 곳곳에 적용되어 있다. 예를 들면 매일 밤 스크립트에서 데이터의 적합성을 검사하고 다음날 아침에 관계자에게 피드백이 도착한다. 또한 스크립트의 실행 시간과 처리 시간이 기록으로 남아 이는 시스템의 최적화 및 수리에 활용된다. 이러한 기능은 독자적으로 개발한 것으로 기록을 분석하기 위한 레이아웃도 만들어 사용하고 있다. 유지보수 담당자는 그 레이아웃을 보기만 하면 시스템에 문제가 발생했는지 확인할 수 있으며 신속하게 대응할 수 있다. 생산성 향상을 위해 직원들이 스트레스 없이 시스템을 사용하는 것도 중요하다. 전술한 키 입력의 커스터마이징도 그 사례에 해당한다. 창고에서 사용하는 iPad에서는 서버 사이드 스크립트를 이용하여 일부 복잡한 처리에 대해서도 원활하게 가동하도록 하고 있다.

가동을 멈추지 않고 유지보수 및 수리가 가능한 분리 모델 시스템을 구축

이뿐만 아니라, 가동을 멈추지 않고 유지보수 및 수리를 쉽게 하기 위해 시스템을 분리 모델로 구축하였다.
FileMaker는 레이아웃에 해당하는 인터페이스 계층과 스크립트 및 관계로 구성된 비즈니스 로직 계층, 데이터가 저장되는 데이터베이스 계층의 3계층을 동일한 파일에 담을 수 있으며, 이는 IT 전문가가 아닌 사용자가 직관적으로 맞춤형 App을 만들거나 변경할 수 있는 이유 중 하나이기도 하다. 그러나, 팻 시스템의 나카무라 씨는 도입 이후에도 클라이언트의 요구에 대응하고 유연하게 기능을 변경 혹은 추가하며 대량의 데이터를 안전하게 보관하기 위해, 인터페이스와 비즈니스 로직의 2계층 부분과 데이터베이스의 1계층 부분을 별도의 파일로 나누는 분리 모델을 채택했다. 수리나 버그 수정이 있을 때는 예비 시스템의 인터페이스 및 비즈니스 로직 측의 파일에서 검증한다. 그 후 직원들이 기간시스템을 사용하지 않는 시간대에 파일을 교체하기만 하면 되기 때문에 안전하고 신속하게 대응할 수 있다.
또한, 이 시스템에서는 계정 설정을 파일화하고 있으며 IT담당자가 FileMaker 레이아웃 상에서 작업할 수 있기 때문에 실수없이 간단하게 직원의 계정을 설정할 수 있다. FileMaker Server의 경우 실제로 사용하는 파일이 그대로 백업되는 것도 장점이다. 그 장점을 살려 백업을 예비 시스템으로 옮겨, 실제 업무와 동일한 환경에서 개발, 테스트, 검증 및 분석에 유용하게 사용할 수 있다.

정보 공유를 통한 일상 업무의 효율화와 재고 관리 및 회계 업무에서도 확인할 수 있는 파급 효과

ICHIBA Co., Ltd.사에서는 FileMaker의 기간시스템으로 많은 효과를 얻을 수 있었다.
이 기간시스템에서는 실시간으로 재고가 관리되며, 상품 마스터에 크기와 무게가 등록되어 있어 운송비 등은 자동으로 계산된다. 또한, 예를 들어 ‘전용 씰 첨부가 필요함’이라고 입력만 해두면 그 내용이 창고 담당자에게 확실하게 전달된다. 창고 담당자는 iPad로 기간시스템에 접속하여 주문 내용을 확인하며 효율적으로 작업을 할 수 있다. 각 부서의 진행 상황도 파악할 수 있다. 이처럼 많은 부서가 정보를 공유하고 연계하면서 업무를 수행할 수 있다. 현재 종이 문서는 거의 사용하지 않고 있다. 나카지마 씨는 업무 속도에 대해서도 "예전에 종이 문서로는 이틀 넘게 걸리던 재고 관리도 하루만에 처리할 수 있게 되었습니다." 라고 말한다.
재무 회계는 FileMaker 시스템에서 데이터를 CSV로 추출하여 전용 회계 시스템으로 가져오고 있다. "이전에는 같은 내용을 회계 시스템에 입력해야 했기 때문에, 업무가 매우 간소화된 셈입니다.” (나카지마 씨). "숫자 분석을 위해 스프레드 시트 등을 사용하는 경우에 분석용 데이터를 추출하기 쉬운 것도 FileMaker의 장점입니다." (후카다 씨).

(하단 왼쪽부터) ICHIBA Co., Ltd. 나카지마 미치코 씨, 후카다 히사시 씨, (중간 왼쪽부터) 팻 시스템 솔루션 유한 회사의 후지와라 고이치 씨, 나카무라 다카히토 씨, (상단 왼쪽부터) 산 후지오 씨, 호리이 사이지로 씨.

미래를 예측한 업무 관리도 가능하며 더욱 활용의 폭을 넓혀갈 것

현재 뿐만 아니라 미래를 예측하여 업무 개선 또한 실현하고 있다. 입고 예정 제품의 배송 상태를 공유하고 납기 예측을 정확하게 세우거나, 향후 일정에 대비해 창고의 자리를 마련할 수 있게 되었다. 약 6개월 간의 판매 예측을 통해 장기적인 재고 관리도 가능해졌다. 앞으로도 영업 일지, 결재 업무, 외부 데이터와의 연계 등 FileMaker에서 실현하고 싶은 것이 많다고 ICHIBA Co., Ltd.사의 담당자들은 입을 모아 말한다. FileMaker로 실현 가능한 것과 장점을 사내에 알려 용도를 늘려가고 싶다고 한다. FileMaker로 멈추지 않고 업무 개선에 기여하는 기간시스템을 구축했지만, 이것은 완성이 아니라 앞으로도 개선을 계속해 나갈 예정이다.