Apps van het zuiverste water…

Aqualab Zuid

Hoe een laboratorium dat is gespecialiseerd in het analyseren van water gebruikmaakt van het FileMaker Werkplek Innovatie Platform om 1.000 monsterflessen per dag te beheren

Overzicht

  • Een laboratorium dat is gespecialiseerd in het analyseren van water maakt gebruik van het FileMaker Werkplek Innovatie Platform op de iPhone voor het beheren van het monsternemingsproces. Er worden soms wel 1000 flessen per dag genomen.

Branche

  • Gezondheidszorg/medische services

Oplossing

  • Het FileMaker Platform geeft monsternemers toegang tot een overzicht van de verschillende waterbronnen waar ze naartoe moeten en biedt hen een lijst met instructies voor het nemen van de monsters. Met behulp van FileMaker Go worden de gegevens gescand met een iPhone en worden ze automatisch gesynchroniseerd met het laboratorium. Voor het analyseren en verwerken van monsters werkt het FileMaker Platform samen met het interne systeem voor het beheer van laboratoriuminformatie.

Voordelen

  • Betere resourceplanning Tijdwinst bij het verwerken van gegevens, Kleinere kans op fouten Concurrentievoordeel

Water is niet alleen een essentiële hulpbron voor mens en natuur, maar ook een cruciaal element voor onze productiesector en economie. We zijn afhankelijk van deze waardevolle hulpbron, maar de kwaliteit van water is niet altijd vanzelfsprekend. Daarom is het van groot belang om water te analyseren en hierbij rekening te houden met de bron waar het vandaan komt en het doel waarvoor het wordt gebruikt. Deze taak rust op de schouders van gespecialiseerde laboratoria zoals Aqualab Zuid. Dit laboratorium, dat midden in een natuurgebied ligt, in de buurt van een van de grootste spaarbekkens van Nederland, is namelijk gespecialiseerd in het analyseren van water dat afkomstig is uit verschillende bronnen.

Omdat Aqualab Zuid steeds op zoek is naar een betere dienstverlening voor haar klanten door sneller en accurater monsters te nemen, heeft het gekozen voor het FileMaker Werkplek Innovatie Platform.

Vroeger waren we iedere dag wel bijna twee uur kwijt aan papierwerk, maar nu worden de gegevens van ieder monster ter plekke gescand met behulp van een iPhone, waarna ze automatisch worden gesynchroniseerd met het laboratorium. Hierdoor kunnen we meteen beginnen met de analyse zodra de monsters zijn afgeleverd.

— Arno van Vugt, hoofd ICT bij Aqualab Zuid
Apps van het zuiverste water… 1
Het handmatige proces werd omgezet in een digitale en geïntegreerde proces

Het doel

Aqualab Zuid had al een intern systeem voor het beheer van laboratoriuminformatie (LIMS). Maar de ontwikkeling van het LIMS was een traag en duur proces. Vanwege de grote verscheidenheid aan organisaties waar Aqualab Zuid mee samenwerkt, is het strategisch belangrijk om een service op maat te kunnen leveren. Aqualab Zuid zocht ook naar een manier om monsternemers te assisteren bij hun werk. Aqualab Zuid heeft een intern team van monsternemers, en daarnaast werken ze ook samen met andere bedrijven, die op hun beurt weer hun eigen monsternemers inzetten. Al deze medewerkers rijden in bestelwagens door het land om monsters op te halen van water uit verschillende bronnen, bijvoorbeeld bij pompstations, spaarbekkens maar ook bij woningen, openbare zwembaden, vakantieparken of industrieterreinen, om die vervolgens bij het laboratorium af te leveren voor analyse. Het nemen van monsters is erg belangrijk bij het onderzoeken van de kwaliteit van het water, omdat de bemonstering invloed heeft op de nauwkeurigheid van de analyses. De monsters moeten natuurlijk worden genomen met behulp van schone en luchtdichte flessen, aangezien de samenstelling van het water kan veranderen als er bijvoorbeeld luchtbelletjes in het potje zitten. Afhankelijk van het soort analyse en de bron waaruit het monster wordt genomen, kunnen er nog andere instructies en voorzorgsmaatregelen van toepassing zijn.

Daarom wilde de directie van Aqualab Zuid investeren in een innovatief platform dat kon worden geïntegreerd in het LIMS en dat beschikte over nieuwe functionaliteiten op maat waarmee op afstand kon worden gewerkt. De keuze is gevallen op het FileMaker Platform, vanwege de flexibiliteit en het gebruiksgemak dat dit platform biedt. Na eerst intern aan de slag te zijn gegaan met de ontwikkeling, hebben ze in 2015 de hulp ingeroepen van FileMaker Platinum Business Partner ClickWorks.

“Dankzij het FileMaker Werkplek Innovatie Platform kunnen we ons richten op het analyseren van water, onze kernactiviteit, en tegelijkertijd de kwaliteit van onze diensten verbeteren”, zegt Arno van Vugt.

Apps van het zuiverste water… 3
Een monsternemer scant een fles met een iPad

Een mobiele oplossing…

Nu zijn er dagelijks zo’n 60 tot 100 monsternemers die een gepersonaliseerde iPhone-app gebruiken bij het nemen van diverse monsters. Ze hebben een planning met de locaties waar ze naartoe moeten en kunnen een handleiding raadplegen met instructies voor elke specifieke monsterneming: welke flessen In totaal worden er dagelijks door het hele land tot wel 1000 flessen gevuld en vervolgens afgeleverd bij het laboratorium. Zodra de flessen gevuld zijn, scannen de monsternemers de gegevens van elk monster met behulp van een iPhone. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd, waarna de medewerkers van het laboratorium er toegang toe krijgen. De gegevens worden ontvangen en verwerkt door vier FileMaker Servers.

In het laboratorium maken plannings- en coördinatieteams gebruik van iPads en iPhones om de afgeleverde monsters te controleren, om late leveringen te volgen en om voor elk potje na te gaan welke taken er moeten worden uitgevoerd. Het FileMaker Platform werkt samen met het LIMS, dat de analyse en de verwerking van de monsters vervolgens overneemt.

”Het FileMaker Platform levert mobiele en volledig verbonden apps op maat, en dat in een recordtijd”, zegt Arno van Vugt.

…met meerdere voordelen

  • Een betere resourceplanning: De planners en coördinators kunnen een optimale route delen met de monsternemers, die zo in realtime informatie krijgen over de volgende locatie waar ze naartoe moeten. Dit is zelfs nog belangrijker bij noodgevallen. Soms moeten monsternemers namelijk snel ingrijpen, bijvoorbeeld bij een leidingbreuk. Is het water verontreinigd? Wat zijn de risico’s voor de lokale bevolking? Dankzij het FileMaker Platform kunnen de monsternemers snel ter plaatse gaan, monsters nemen en de informatie doorgeven aan het lab, zodat de monsters vlug kunnen worden geanalyseerd. “Het FileMaker Platform stelt ons in staat om in te spelen op bijzondere situaties”, zo benadrukt Arno van Vugt.
  • Tijdwinst bij het verwerken van gegevens: Voordat Aqualab Zuid gebruik maakte van het FileMaker Platform, werden er ter plaatse aantekeningen gemaakt op papier, die na levering op het lab handmatig werden ingevoerd in het LIMS. “Vroeger waren we iedere dag wel bijna twee uur kwijt aan papierwerk, maar nu worden de gegevens van ieder monster ter plekke gescand met behulp van een iPhone, waarna ze automatisch worden gesynchroniseerd met het laboratorium. Hierdoor kunnen we meteen beginnen met de analyse zodra de monsters zijn afgeleverd.”
  • Een kleinere kans op fouten: Dankzij de digitalisering van de procedures is de kans op fouten bij het handmatig overnemen van de informatie aanzienlijk gedaald. Een ander risico dat kleiner is geworden, is dat er fouten worden gemaakt bij het nemen van monsters. Zo kon het voorkomen dat monsternemers een verkeerde fles vulden. Nu kunnen monsternemers hun app op maat op de iPhone raadplegen. Die bevat een lijst met instructies over het type monster dat moet worden genomen en over de manier waarop het monster moet worden genomen. “Voor ons als laboratorium is het van groot belang om te voldoen aan kwaliteits- en traceerbaarheidsveisen. Dankzij het FileMaker Platform is dat veel makkelijker geworden.”
  • Concurrentievoordeel: Behalve expertise op het gebied van analyses biedt Aqualab Zuid nu ook een service op maat die zeer goed aansluit op de procedures van de klanten. Zo kan het laboratorium dankzij het FileMaker Platform nieuwe mogelijkheden creëren en met zeer uiteenlopende organisaties samenwerken. Arno van Vugt illustreert dit als volgt: “De Rotterdamse haven is gespecialiseerd in water aan boord van schepen en heeft specifieke behoeften, zoals de mogelijkheid om informatie af te drukken vanaf de kade..” Hij voegt hieraan toe: “Onze keuze voor het FileMaker Werkplek Innovatie Platform was strategisch een slimme zet voor ons laboratorium, want nu zijn we in staat om aan specifieke behoeften te voldoen en om een service op maat aan te bieden.”
Apps van het zuiverste water… 5
Intuïtieve apps op maat

Contact opnemen met ClickWorks

info@clickworks.eu
www.clickworks.eu
+32 484 114 111

 

Contact opnemen met Aqualab Zuid

info@aqualabzuid.nl
www.aqualab.nl
+31 183 305 500

 

Contact opnemen met FileMaker

http://www.filemaker.com/nl

Close

Apps van het zuiverste water…