Definir una lista de valores para la entrada de datos
Si un campo utiliza el mismo conjunto de valores para muchos o todos los registros, puede permitir a los usuarios seleccionar valores de una lista de valores. Una lista de valores le permite definir los valores de texto, numéricos, de fecha o de hora utilizados más frecuentemente y formatear el campo para mostrar los valores en un menú emergente, una lista desplegable, o en una serie de casillas de verificación o botones de opción.
Las listas de valores le ayudan a introducir datos de forma más rápida y precisa. Puede ordenar los registros por el orden de una lista de valores, por ejemplo, por mes o por región.
Al definir una lista de valores, podrá obtener los valores de una de las tres fuentes siguientes:
  •
De un campo del archivo actual o de otro archivo. Este método ofrece flexibilidad porque puede actualizarse dinámicamente la lista de valores en función de los valores actuales de un campo. Si el campo está en una tabla relacionada, tiene la opción de mostrar todos los valores del campo o sólo los valores relacionados.
  •
De una lista estática de valores creada por usted mismo. Este método es el más sencillo para crear una lista de valores porque sólo debe introducir los valores que desee que muestre la lista. Sin embargo, no es tan flexible como basar la lista de valores en el contenido de un campo, puesto que debe redefinir la lista de valores para cambiar los elementos que muestra.
  •
De una lista de valores ya definida en otro archivo. Si la lista de valores que desea crear ya está definida en otro archivo, puede utilizar esa lista en lugar de volver a crearla.
La configuración de un objeto de campo para utilizar una lista de valores es un proceso de dos pasos:
  •
En primer lugar, siga las instrucciones siguientes para definir el contenido de la lista de valores (los valores que desea que muestre la lista).
  •
Finalmente, en el modo Presentación, aplique un formato al objeto de campo para mostrar la lista de valores como menú emergente, lista desplegable, casillas de verificación o botones de opción. Para obtener más información, consulte Configurar un campo para mostrar un menú emergente, un juego de casillas de verificación u otro control:.
Para definir una lista de valores:
1.
Elija el menú Archivo > Gestionar > Listas de valores.
En el modo Presentación, también puede hacer clic en Gestionar en la barra de herramientas de estado y luego elegir Lista de valores.
2.
En el cuadro de diálogo Gestionar listas de valores, haga clic en Nueva.
3.
En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, escriba un nombre en Nombre de la lista de valores.
4.
Realice una de las opciones siguientes:
  •
Si desea que un campo sea el origen de los valores, continúe con el paso siguiente (paso 5).
  •
Si desea crear una lista estática de valores, vaya al paso 12.
  •
Si desea hacer referencia a una lista de valores que ya ha sido definida en otro archivo, vaya al paso 14.
5.
Seleccione Usar valores del campo.
6.
En el cuadro de diálogo Especificar campos para listas de valores, seleccione la tabla que contiene el campo que desea utilizar en Usar los valores de este campo y, a continuación, seleccione el campo en la lista.
Si la tabla que desea está en otro archivo y no aparece en la lista, elija Gestionar base de datos en la lista y añada la tabla al gráfico de relaciones. Para obtener más información, consulte Crear relaciones.
7.
Elija si desea visualizar todos los valores del campo o sólo los valores relacionados:
  •
Para incluir todos los valores del campo en la lista de valores, elija Incluir todos los valores.
  •
Para incluir sólo los valores relacionados en la lista de valores, elija Incluir sólo valores relacionados desde, y seleccione una tabla relacionada en la lista. La lista de valores sólo mostrará los valores de campo de los registros que satisfagan los criterios de relación especificados entre la tabla relacionada y la tabla que contiene el campo seleccionado en la lista Usar valores del primer campo.
Para obtener un ejemplo de una lista de valores que sólo muestra valores relacionados, consulte Ejemplo de una lista de valores que sólo incluye valores de campos relacionados.
8.
Para mostrar también los valores asociados del segundo campo, seleccione Mostrar también valores segundo campo, seleccione la tabla que contiene el campo y, a continuación, seleccione el campo en la lista.
Seleccione esta opción para mostrar los valores del campo correspondiente tras los valores de la lista de valores. Por ejemplo, para ayudarle en la entrada de datos, puede mostrar nombres de partes junto a números de partes. Si Mostrar también valores segundo campo aparece atenuado, seleccione primero un campo en la lista de campos de la izquierda como se describe en el paso 6.
Nota  Durante la entrada de datos, una lista de valores que muestra valores de dos campos todavìa sólo introduce datos del primer campo especificado en el paso 6. El segundo campo en la lista de valores es sólo de visualización y su valor no se introduce en ningún campo. Sin embargo, puede utilizar una búsqueda para introducir automáticamente los datos del segundo campo. Para obtener más información, consulte Acerca de las actualizaciones.
9.
Si seleccionó un segundo campo para mostrarlo en el paso 8:
  •
Elija el campo que desea utilizar para determinar el tipo de ordenación de la lista de valores
  •
Elija Mostrar valores sólo desde el segundo campo para visualizar valores del segundo campo, pero almacenar los datos del primer campo
Si elige no seleccionar Mostrar valores sólo desde el segundo campo, la lista de valores mostrará ambos campos; por ejemplo, un menú emergente muestra ambos campos.
Resumen del comportamiento de Mostrar valores sólo desde el segundo campo:
 
Campo/control
Comportamiento
Juego de botones de opción, juego de casillas de verificación, menú emergente
Sólo se muestra el valor del segundo campo. Cuando realiza la selección, el valor correspondiente del primer campo se almacena en la base de datos.
Lista desplegable
El campo muestra el valor del primer campo. Cuando se hace clic en el campo, la lista desplegable muestra valores del segundo campo. Después de una selección, la lista vuelve a mostrar el valor del primer campo cuando se sale del campo.
Nota  Cuando realiza la selección, el valor correspondiente del primer campo se almacena en la base de datos.
10.
Para un campo de texto, si quiere mostrar los valores según el tipo de ordenación del diccionario de un idioma determinado, seleccione Reordenar valores según y elija un idioma. De otro modo, los valores se ordenarán en el orden del ìndice del idioma predeterminado del campo. Esta configuración se omite en los demás tipos de campos.
Para obtener más información, consulte Elegir un idioma para indexar u ordenar.
11.
Haga clic en Aceptar y vaya al paso 16.
12.
Seleccione Usar valores personalizados y escriba cada valor en una lìnea separada, en el orden en que desea que aparezcan.
Pulse la tecla Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para separar cada uno de los valores en su propia lìnea.
Consejo  Para crear una lìnea separadora entre los elementos del menú emergente o de la lista desplegable, o generar espacios entre los botones de opción o las casillas de verificación, introduzca un guión en una lìnea separada en la que desea que aparezca cada lìnea o espacio separador.
13.
Vaya al paso 16.
14.
Seleccione Usar lista de valores de otro archivo y cree o elija una ruta de archivo de la lista que señale al archivo que contiene la lista de valores que desea utilizar.
Para obtener más detalles sobre las rutas de archivo, consulte Crear rutas de archivos.
15.
En Lista de valores, seleccione la lista de valores del otro archivo.
Algunas listas de valores pueden aparecer atenuadas y no pueden seleccionarse. Estas listas de valores están definidas para mostrar sólo valores relacionados de un campo y no se puede hacer referencia a ellas directamente desde otro archivo. En su lugar, utilice la opción Usar valores del campo (deberá también añadir la tabla del otro archivo al gráfico de relaciones del archivo actual). Para crear este tipo de lista de valores, siga las instrucciones que comienzan con el paso 5 descrito anteriormente.
16.
Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar los cuadros de diálogo Editar lista de valores y Gestionar lista de valores.
17.
Adjunte la lista de valores a un campo de una presentación.
Para obtener mayor información, consulte Configurar un campo para mostrar un menú emergente, un juego de casillas de verificación u otro control:.
Para modificar, duplicar o eliminar una lista de valores:
1.
Elija el menú Archivo > Gestionar > Listas de valores.
En el modo Presentación, también puede hacer clic en Gestionar en la barra de herramientas de estado y luego elegir Lista de valores.
2.
En el cuadro de diálogo Gestionar listas de valores, realice una de las siguientes acciones:
 
Para
Realizar lo siguiente:
Cambiar los valores de una lista de valores o la forma en que se generan los valores de una lista de valores dinámica
En la lista de nombres de lista de valores, seleccione una lista y, a continuación, haga clic en Editar. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, realice los cambios que desee. A continuación, haga clic en Aceptar.
Nota  Si redefine un elemento de la lista de valores después de que se hayan introducido los datos, pueden producirse resultados inesperados. Por ejemplo, si modifica un elemento de la lista de valores de Accesorio a Accesorios, el campo parecerá estar vacìo en las presentaciones en las que el campo esté formateado como casilla de verificación o botón de opción. Además, no encontrará los registros existentes si busca Accesorios.
Duplicar una lista de valores
En la lista de nombres, seleccione una lista de valores y, a continuación, haga clic en Duplicar.
Eliminar una lista de valores
En la lista de nombres, seleccione una lista de valores y, a continuación, haga clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic de nuevo en Eliminar.
3.
En el cuadro de diálogo Gestionar listas de valores, haga clic en Aceptar.
Notas
  •
Si desea que un campo utilice siempre los valores de la lista de valores, sin que importe en qué presentación está el objeto de los campos, especifique una opción de validación en la definición del campo. Para obtener más información, consulte Definir la validación de campos.
  •
Si la lista de valores que está definiendo contiene fechas, asegúrese de que los valores contienen años de cuatro dìgitos como 29/06/2010 en lugar de 29/06/10. Durante la entrada de datos, un campo de fecha formateado para mostrar una lista de valores que contiene fechas con años de dos dìgitos las convertirá en años de cuatro dìgitos, como se describe en Conversión de fechas con años de dos dìgitos.
  •
Los campos de las fuentes de datos ODBC se pueden utilizar en las listas de valores, pero los objetos grandes de caracteres (CLOB) como cadenas largas de texto no son compatibles.
  •
El privilegio Sin acceso y el privilegio personalizado Limitado no se admiten en las listas de valores con datos ODBC. Para impedir que un usuario vea datos ODBC en una lista de valores, debe proporcionar seguridad a nivel de filas en la base de datos SQL externa. Consulte Editar privilegios de listas de valores.