Planificar bases de datos
Una base de datos bien diseñada favorece la introducción y recuperación de datos consistentes y reduce la existencia de datos duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base de datos relacional funcionan de forma conjunta para garantizar la disponibilidad de los datos correctos cuando los necesite. Se recomienda planificar primero la base de datos sobre el papel.
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Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea solucionar. Por ejemplo, "para realizar una lista de clientes", "para administrar el inventario" o "para calificar a los estudiantes".
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Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegúrese de informarles de los datos que van a necesitar.
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2.
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Piense en la información que almacenará en la base de datos. Normalmente, la información se divide en grandes categorìas. La identificación precisa de estas categorìas es vital para el diseño de una base de datos eficaz, ya que almacenará diferentes tipos y cantidades de datos en cada categorìa. Por ejemplo, una base de datos concebida para realizar el seguimiento de las ventas incluirá categorìas del tipo "productos", "facturas" y "clientes". Una base de datos para registrar las calificaciones de los alumnos incluirá categorìas como "estudiantes", "clases" y "trabajos".
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3.
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Una vez que haya determinado estas grandes categorìas, tenga en cuenta cómo se relacionan entre sì. Para ello, escriba frases sencillas que describan la forma en la que interactúan las categorìas como, por ejemplo, "los profesores imparten clases", "los alumnos se asignan a las clases" y "los alumnos realizan los trabajos". Cada uno de estos pares indica una relación entre los datos de una categorìa y los datos de otra.
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En la terminologìa de bases de datos, estas categorìas de información reciben el nombre de tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos con un elemento o una finalidad común. Por ejemplo, puede utilizar una tabla para almacenar nombres y direcciones, y puede utilizar otra para almacenar información sobre transacciones como, por ejemplo, la fecha de venta, el número de artìculo, el precio por unidad, etc.
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Una única tabla en un solo archivo. Utilice una única tabla si necesita supervisar datos de una sola categorìa, como los nombres y las direcciones.
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Varias tablas en un único archivo. Utilice varias tablas si los datos son más complejos, como los estudiantes, las clases y las calificaciones.
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Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si necesita compartir los mismos datos entre diferentes soluciones de bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la información sobre los impuestos o los envìos en un archivo diferente si desea utilizar esa información en más de una solución.
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Utilice relaciones para compartir los datos entre tablas del mismo archivo o con tablas de archivos externos. Otros elementos de base de datos, como los guiones y los privilegios de acceso, se almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones complejas se beneficiarán del uso de varios archivos.
Nota FileMaker Pro es muy flexible, por lo que la decisión de almacenar datos en un único archivo o en varios archivos suele estar condicionada básicamente por la comodidad y la agrupación de los datos. Los datos almacenados en tablas se comparten fácilmente entre las tablas del mismo archivo y las de archivos externos usando relaciones, tal como se explica en Trabajar con tablas y archivos relacionados. Otros elementos, como los guiones y los privilegios de acceso, se almacenan en el nivel de archivo, por lo que algunas soluciones complejas pueden beneficiarse del uso de varios archivos.
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5.
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Consejo Para facilitar la búsqueda y la ordenación de los registros, cree campos distintos para el nombre y los apellidos, el tratamiento de cortesìa (como Sr. o Dr.) y los elementos de direcciones (ciudad, estado o provincia, paìs y código postal). Si separa los datos en varios campos al introducir los datos, se facilitará el proceso de creación de futuros informes. Por ejemplo, si utiliza distintos campos para capturar información sobre las transacciones, como la fecha, el número de artìculo, la cantidad y el precio por unidad de cada transacción, será más fácil compilar informes de sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el año.
Por ejemplo, una base de datos para una agencia de viajes puede incluir las siguientes tablas: una tabla Clientes, que almacene la información de los clientes, una tabla Itinerarios, que almacene la información sobre los itinerarios y una tabla Viajes, que almacene la información sobre los viajes y los precios actuales.
La tabla Clientes, además del nombre, la dirección y el número de teléfono, puede incluir un campo para el número de identificación del cliente. La tabla Itinerarios, además de la ciudad de partida y la de destino, puede incluir un campo para el número de identificación del itinerario. La tabla Viajes puede incluir un campo para el número de identificación del viaje y otro para la designación del viaje.
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7.
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Determine los campos coincidentes de cada tabla y rodee cada uno con un cìrculo en la planificación.
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Por ejemplo, en la tabla Clientes podrìa asignar a cada cliente un número de identificación único. No deberìa introducir ningún número de identificación de cliente en la tabla a no ser que tuviera que añadir un cliente nuevo. Por lo tanto, la existencia de un número de cliente determina la existencia de un registro.
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8.
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En cada una de las tablas, establezca qué campos van a almacenar datos y cuáles se usarán desde otras tablas (relacionadas).
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Cada tabla tiene sólo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen referencia únicamente a ese tema.
Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes almacenan toda la información sobre un cliente.
En función del tema de la tabla, puede comprobar en qué ubicación es más lógico almacenar los datos y dónde se deben utilizar los datos de una tabla relacionada. Todos los campos deberìan aparecer sólo una vez en la base de datos, a excepción de los campos coincidentes. Tache las ocurrencias de los campos que no pertenezcan al tema de la tabla.
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9.
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Determine las relaciones existentes entre las tablas. En la planificación, dibuje una lìnea desde cada campo coincidente de una tabla al campo coincidente correspondiente de la tabla relacionada.
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Se establece una relación entre las tablas, porque sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.
Las relaciones también permiten agrupar los datos para solucionar cuestiones complejas. Por ejemplo, se pueden usar relaciones para determinar los niveles actuales de inventario, las proyecciones de ventas y cualquier otra tarea en la que sea necesario ver los datos de varias tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, consulte Trabajar con tablas y archivos relacionados.
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Determine si tiene que compartir la base de datos con otros usuarios y de qué forma podrán acceder al archivo.
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Para obtener más información sobre cómo compartir bases de datos, consulte Compartir bases de datos en una red.
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Determine quién va a usar la base de datos y si desea restringir su acceso. Al crear la base de datos, asigne privilegios de acceso si fuese necesario.
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Para obtener más información sobre cuentas y conjuntos de privilegios, consulte Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios.
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Determine las presentaciones que necesita y planifique una presentación distinta para cada tarea.
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