Editar privilegios de acceso a registros
Los conjuntos de privilegios pueden limitar el acceso a los registros de un archivo. En un archivo, puede configurar:
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Privilegios para todas las tablas: puede limitar si un conjunto de privilegios permite crear, editar y eliminar registros en todas las tablas del archivo.
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Privilegios personalizados para tablas individuales: puede configurar lìmites de acceso a registros individuales para cada tabla. Por ejemplo, el conjunto de privilegios puede limitar la posibilidad de:
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Ver, editar y eliminar determinados registros en cada tabla. Los privilegios se limitan por medio de un cálculo que devuelve un resultado booleano para cada registro. Cuando el cálculo se evalúa como True, se permite el acceso a esa actividad en concreto (como ver el registro). Cuando el cálculo se evalúa como False, se prohìbe el acceso a esa actividad.
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Acceder o modificar determinados campos de cada tabla. Cuando se restringe el acceso a uno o más campos de una tabla que, por lo demás, está visible, el usuario verá <Sin acceso> en lugar de los datos del campo.
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Sólo puede configurar los privilegios de acceso a registros para las tablas definidas en el archivo actual. Si el archivo contiene relaciones con tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene que crear cuentas y conjuntos de privilegios en los demás archivos para proteger esas tablas. Para obtener más información, consulte Proteger bases de datos.
Para obtener más información, consulte Crear nuevos conjuntos de privilegios o Editar conjuntos de privilegios existentes.
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2.
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En el cuadro de diálogo Editar conjunto de privilegios, seleccione una de las siguientes opciones de la lista Registros:
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Permitir la creación, edición y eliminación de registros en todas las tablas
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Crear, editar y eliminar en todas las tablas y pase directamente al paso 10.
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Permitir sólo la creación y edición de registros (prohibir la eliminación de registros) en todas las tablas
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Crear y editar en todas las tablas y pase directamente al paso 10.
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Permitir sólo la vista de registros (prohibir la creación, edición y eliminación de registros) en todas las tablas
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Ver sólo en todas las tablas y pase directamente al paso 10.
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Todo sin acceso, y pase directamente al paso 10.
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Crear privilegios de acceso personalizado a los registros para tablas individuales
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Privilegios personalizados, y continúe con el paso siguiente.
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3.
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En el cuadro de diálogo Privilegios de registro personalizados, seleccione las tablas cuyos privilegios personalizados desee editar. (O bien seleccione Cualquier tabla nueva para configurar los privilegios de cualquier tabla creada posteriormente.)
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El cuadro de diálogo Privilegios de registro personalizados muestra las tablas del archivo y los privilegios personalizados para cada tabla. Para cambiar los privilegios, comience por seleccionar las tablas que desee cambiar y, a continuación, seleccione los privilegios en el área Establecer privilegios de la parte inferior del cuadro de diálogo.
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Para seleccionar varias tablas, pulse la tecla Control y haga clic (Windows) o pulse Comando y haga clic (Mac OS) en cada nombre.
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Para seleccionar un rango de tablas adyacentes, haga clic en el primer nombre y, a continuación, pulse la tecla Mayús y haga clic en el último nombre del rango.
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Para seleccionar todas las tablas, haga clic en Seleccionar todo.
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4.
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Para establecer privilegios personalizados para ver, editar, crear y eliminar registros, seleccione una de las opciones siguientes en las listas Vista, Edición, Crear y Eliminar del área Establecer privilegios:
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Limitado (disponible cuando sólo se selecciona una tabla)
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Permitir o prohibir el privilegio (ver, editar y eliminar registros) para determinados registros dentro de la tabla.
En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, introduzca un cálculo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información sobre cómo especificar el cálculo, consulte Introducir una fórmula para limitar el acceso registro a registro más abajo.
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Nota Impide la creación de combinaciones inconsistentes para ver, editar, crear o eliminar privilegios. Por ejemplo, es muy probable que no quiera que los usuarios eliminen registros que no pueden ver.
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5.
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Para limitar el acceso o la modificación de ciertos campos dentro de una tabla, continúe en el paso siguiente. En caso contrario, vaya directamente al paso 9.
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6.
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Seleccione la tabla que contiene los campos cuyo acceso quiere limitar. Después, en Acceso a campos, seleccione Limitado.
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7.
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En el cuadro de diálogo Privilegios de campo personalizados, seleccione los campos cuyo acceso quiere limitar (o seleccione Cualquier campo nuevo para establecer privilegios personalizados para cualquier campo creado posteriormente). A continuación, seleccione una de las opciones siguientes:
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Nota Cuando se prohìbe el acceso a uno o más campos de una tabla que, por lo demás, está visible, el usuario verá <Sin acceso> en lugar de los datos del campo.
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8.
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Haga clic en Aceptar.
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9.
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Haga clic en Aceptar.
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12.
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Cuando haya terminado de trabajar con cuentas y privilegios, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contraseña que esté asignada al conjunto de privilegios de acceso completo y haga clic en Aceptar.
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En los cuadros de diálogo Privilegios de registro personalizados y Privilegios de campo personalizados puede ordenar la lista de tablas o campos mostrados haciendo clic en cualquiera de las cabeceras de columna. Para cambiar de orden ascendente o descendente, realice una de las opciones siguientes:
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Mac OS: haga clic en
 el botón de flecha. |
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Los usuarios que no pueden ver ciertos registros pueden navegar por ellos, pero verán <Sin acceso> en lugar de los datos del campo dentro de cada registro.
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Muchas funciones de FileMaker Pro se ven afectadas cuando limita el acceso a los registros, los campos y las tablas dentro de un archivo. La tabla siguiente resume los efectos en algunas funciones.
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Actualizaciones y reactualizaciones
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Las actualizaciones y reactualizaciones están definidas por tres componentes, que se ven afectados todos ellos por los privilegios de acceso a los datos:
FileMaker Pro no muestra ningún mensaje de error si una operación de actualización omite ciertos registros debido a las restricciones del privilegio de acceso.
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Acceso a datos relacionados
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Como mìnimo, los dos campos coincidentes en una relación deben tener privilegios de visualización para que funcione la relación. Cualquier campo relacionado que desee mostrar basándose en los campos coincidentes también debe tener, como mìnimo, privilegios de visualización.
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El conjunto encontrado siempre se filtra para mostrar sólo aquellos registros que tengan, como mìnimo, privilegios de visualización. Los resultados de la función Get ( foundCount ) también se ven afectados si se limita el acceso.
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Cuando una lista de valores se basa en el contenido de un campo y se prohìben los privilegios de visualización en el campo, la lista de valores no muestra ningún valor. De esta forma, los usuarios no pueden acceder por descuido a información confidencial. Los resultados de la función ValueListItems también se ocultan cuando el acceso es limitado.
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Los resultados mostrados en los campos de sumario y en los campos calculados que resumen varios registros excluirán los datos de los registros cuyos privilegios de visualización se hayan prohibido.
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Buscar/Reemplazar, Reemplazar contenido y comprobación ortográfica
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Puede configurar una opción para que un guión se ejecute con privilegios de acceso completos, lo que permite al guión ejecutar operaciones que normalmente no podrìa hacer un usuario con privilegios de acceso limitados. Si no habilita esta opción, cualquier paso de guión que intente acceder o cambiar datos restringidos fallará. Para obtener más información, consulte Creación y edición de guiones.
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Los privilegios de acceso a los datos pueden afectar a la capacidad del usuario de obtener, establecer y eliminar datos mediante eventos de Apple. Algunos comandos de los eventos de Apple pueden fallar si el usuario no dispone de los privilegios de acceso apropiados.
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Para permitir o prohibir los privilegios de visualización, edición y eliminación para determinados registros de una tabla, tiene que especificar un cálculo booleano que determine cuándo se permite el privilegio. Para cada registro de la base de datos, se permite el acceso cuando el cálculo se evalúa como True o un resultado distinto de cero y se prohìbe el acceso cuando el cálculo se evalúa como False o cero. A continuación se muestran dos ejemplos:
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Para limitar el acceso a sólo aquellos registros creados por la cuenta actual: defina un campo de texto llamado Registro_creado_por y configure la opción de introducción automática para que el campo introduzca automáticamente el nombre de cuenta al crear el registro. (Para obtener más información, consulte Definir la entrada de datos automática.) Después utilice el cálculo siguiente al definir privilegios de acceso personalizados para el registro:
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El usuario sólo tendrá acceso de visualización a aquellos registros cuyo cálculo anterior se evalúe como True.
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Para limitar el acceso a sólo aquellos registros creados en la fecha actual: defina un campo de fecha llamado Fecha_creación_registro y configure la opción de introducción automática para que el campo introduzca la fecha de creación cuando se cree el registro. (Para obtener más información, consulte Definir la entrada de datos automática.) Después utilice el cálculo siguiente al definir privilegios de acceso personalizados para el registro:
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El usuario sólo tendrá acceso de visualización a aquellos registros cuyo cálculo anterior se evalúe como True.
Consejo Si especifica un cálculo para prohibir la vista de ciertos registros dentro de una tabla, en la mayorìa de los casos deberìa usar el mismo cálculo para prohibir la edición y la eliminación de los mismos tipos de registros. En caso contrario, los usuarios podrìan editar o eliminar por descuido registros que no pueden ver.
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El cálculo booleano que determina los privilegios de acceso a los registros puede tener resultados inesperados, en particular si está basado en un campo editable por el usuario. Por ejemplo, es posible que un usuario con privilegios de acceso únicamente para ciertos registros deniegue por equivocación el acceso a un registro después de editarlo. El usuario podrìa realizar un cambio en el contenido de un registro que modifique el resultado del cálculo booleano de acceso al registro para que se evalúe como False. Entonces el usuario ya no podrìa ver, editar ni eliminar el registro una vez que salga de él. Como los cambios se consignan tan pronto como el usuario sale del registro, el usuario que realice cambios de este tipo no podrá volver al registro. (En la mayorìa de los casos, deberìa basar los cálculos de acceso a los registros en campos que no sean directamente editables por los usuarios, como campos de introducción automática que contengan nombres de cuenta, fechas de creación y fechas de modificación.)
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Además, si se comparte el archivo y si el cálculo booleano que determina los privilegios de acceso a registros contiene uno o varios campos globales, se puede mejorar el rendimiento de la red transfiriendo algunos campos globales a otra tabla. Para obtener más información, consulte la sección Notas de Definir campos globales (campos con almacenamiento global).
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Para poder ofrecer una compatibilidad total con varias ventanas que contienen sus propios conjuntos encontrados, los valores de sumario forman parte del conjunto encontrado. (No hay ningún único valor de sumario para un archivo único como en FileMaker Pro 6 y versiones anteriores.) Un registro puede aparecer en varias ventanas y cada una de ellas tiene su propio conjunto encontrado y tipo de ordenación. Estos son los motivos por los que no debe basar los cálculos de privilegios en funciones de sumario ni en funciones Get basadas en valores que empleen un conjunto encontrado determinado.
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